校属各单位:
为规范我校因公临时出国(境)工作程序,切实加强和改进因公出国(境)任务的审批管理工作,按中办发【2012】5号、中办发【2013】16号、工程大外字【2012】12号文件要求,现将我校因公临时出国(境)工作的相关要求通知如下:
1、因公临时出国(境)任务认定:
凡使用学校行政业务费、科研经费、其他学校费用等赴国(境)外开会、短期访问、或从事其他短期公务活动的均认定为因公临时出国(境)任务,执行公务时须履行因公出访手续。
2、任务申报程序:
(1)、校内审批程序。任务申报包括任务审批和人员审批,申报人填写《西安工程大学出国(境)审批表》、《西安工程大学临时出国(境)人员备案表》,并经相关部门负责人审查、校领导审批。厅局级人员按照本年度因公出访计划申报,需于上一年度提交党委会、校长办公会审议。
(2)、校国际合作与交流处草拟请示文件,经校长签发后,提交省教育厅审批。
(3)、经省教育厅批准后,国际合作与交流处将相关材料提交至陕西省人民政府外事办公室审批。
(4)任务获批后,出访人员办理因公护照、通行证及签证、签注手续。
3、申报任务需提交的材料:
(1)、《西安工程大学出国(境)审批表》、《西安工程大学临时出国(境)人员备案表》及相关领导审批意见;
(2)、 因公出国(境)责任承诺书;
(3)、 费用明细表;
(4)、 邀请函原件及复印件(使用科研经费临时出国(境)执行公务的,须经科技处负责人、主管科研副校长在邀请函复印件上签署意见);
(5)、 身份证复印件;
(6)、 出访背景介绍(包括邀请方、详细日程、主要出访任务和预计产生的出访成果);
(7)、 出访人员简介(科研、教学等出访必要性说明);
(8)、 因公出访任务行前公示表;
(9)、 非寒暑假期间赴国(境)外执行公务的,需附个人请假条并经组织、人事部门同意。
4、申报时间:
因公出访任务申报周期长,团组人员组成及签证时间存在差异,因此任务获批时间很难预估,应尽早申报。赴美国、英国、俄罗斯等签证周期较长的国家,应提前3个月申报任务;赴其他国家和地区的因公出访任务应提前2个月申报;赴韩国、泰国、香港、澳门等国家和地区的因公出访任务应至少提前1个半月进行申报;赴台湾执行公务应提前2个半月进行申报;前往两个及以上国家(地区)的任务申报工作,应预留相应的签证时间;任务申报过程请尽量避开寒暑假;申报时间不足的,国际合作与交流处可不予受理相关申请。
5、需要注意的事项:
(1)、执行因公任务在国(境)外停留时间要求:一个国家(地区)不超过5天,两个国家(地区)不超过8天;
(2)、出访前应了解目的地的详细情况,牢记我驻外使领馆联系方式,在外应尊重当地风俗习惯,注意个人安全,严守外事纪律,保管好因公护照及个人财物;
(3)、因公护照实行省外办集中管理,任务完成后3日内将护照交回国际合作与交流处;
(4)、出访时注意保存相关资料,回校后15天内提交总结报告,具体要求见国际合作与交流处网站。
(5)、国际合作与交流处将为我校教师赴国境外执行公务提供一切必要的协助,请各部门充分认识本项工作的重要性,加强沟通与合作,保障因公出国境工作圆满完成。
附件:因公临时出国(境)工作相关材料
国际合作与交流处
2014
年3月24日